Selvledelse, nyttårsforsetter, uvaner og mer effektive vaner

Stephen Covey var en av de store i ”vær-personlig-effektiv-bransjen”. Han er ikke blant oss lenger. Men hans ideer lever videre. Og ”bransjen” har mange andre leverandører av råd til selvutvikling av personlig effektivitet.

Stephen Covey døde 16. juli for snart 10 år siden etter komplikasjoner fra skader han pådro seg i et sykkel-velt 79 år gammel. Covey var en såkalt lederguru med betydelig internasjonal suksess. Mest kjent er han for boken «The 7 Habits of Highly Effective People» som ble utgitt første gang i 1989, oversatt til 38 språk og som totalt har solgt mer enn 25 millioner eksemplarer.

Syv effektive vaner. Coveys vaner for høy-effektive mennesker var og er: 1) Vær proaktiv og ta initiativ. 2) Start med å gjøre det klart for deg selv hva du vil og skal oppnå. 3) Gjør det viktigste først heller enn det som «haster». 4) Tenk vinn-vinn for deg selv og for andre. 5) Lytt først, for å forstå, før du forsøker å påvirke. 6) Søk etter synergieffekter som også er til nytte for andre. 7) Hold deg i form, mentalt og fysisk. Covey valgte altså å sykle for å holde seg i form, og mente at man ved å utvikle seks andre vaner etter hans oppskrift ville komme inn i en oppadgående spiral av stadig bedre prestasjoner og resultater.

Oppgavesortering om oppgavesortering. Covey introduserte også en teknikk for sortering av oppgaver det er denne som er mest interessant her. Han anbefalte i fire kategorier: 1) De som haster og er viktige. 2) De som haster, men ikke er viktige. 3) De som ikke haster og heller ikke er viktige. 4) De som ikke haster, men er viktige. Rekkefølgen er ikke tilfeldig. Når dette er gjort er oppgaven, ifølge Covey, å prioritere, og sortere oppgavene i rekkefølge slik at færrest mulig oppgaver gjenstår som viktige hasteoppgaver. Covey var blant de fremste, men han var og er ikke alene i «vær-personlig-effektiv-bransjen».

Brian Tracy om å få ting gjort og 80/20-regelen. Denne regelen finner du beskrevet i tredje kapittel i boken hans «Hopp i det – og få ting gjort» som kom i norsk utgave i 2007. Han mener at 80/20-regelen er et av de nyttigste begrepene innenfor tidsplanlegging og styring av livet i alt sitt mangfold. Regelen han viser til ble opprinnelig formulert av den italienske økonomen Vilfredo Pareto som studerte formuesfordelingen blant Italienere og fant at 20% av befolkningen hadde 80% av formuen i Italia på 1800-tallet. Senere fant han at dette også gjaldt for mange andre områder f.eks. i næringsvirksomhet der 20% av anstrengelsene ofte ga 80% av bidraget til resultatet. Og motsatt 80% av anstrengelsene bidro bare til resten på ca. 20%. Tracy mener regelen kan brukes også på oppgave-sortering i privat- og yrkesliv. Har du en liste på ti oppgaver du må gjøre vil det ofte være slik at 2 av disse vil være verdt like mye for deg i resultat som de åtte andre. Du må med andre ord motstå fristelsen til å gjøre unna «småting» først. Velger du å starte dagen med oppgaver som er enkle, men har liten verdi, blir dette snart en uvane, ifølge Tracy. Det vanskeligste med en viktige og betydningsfull oppgave er rett og slett å komme i gang. Har du først begynt å jobbe med den vil du bli naturlig motivert fordi hjernen din nyter å være engasjert i betydningsfulle oppgaver. Igjen ifølge Tracy.

Gjør det nå! Perfekt kan du gjøre det senere. Dette er et av rådene vi får fra Nabil Fanous som er kirurg, men også har skrevet boken «The Universal Rules of Life» som nylig ble utgitt. Et av hans utgangspunkt er nyttårsløfter. Rapporter fra USA anslår at under 80% av disse blir realisert. Og de fleste har gitt opp løftet sitt allerede i midten av februar. Hvorfor? Jo, fordi vi venter på det rette tidspunktet, for å få tid til å komme i gang, den rette stemningen o.s.v. Fanous mener at dette skjer fordi vi ikke er i «gjør det nå»-modus, men fanges inn av et fenomen han kaller «I will», på norsk kanskje «Jeg skal….», og samtidig med henvisning til et tidspunkt frem i tid, «neste uke», «når snøen er borte», «til våren» o.l. Og dermed blir det ikke noe av. Årsaken er vår helt menneskelige tendens til «procrastination», på norsk «forhaling» eller «nøling». Fanous peker på flere underliggende årsaker: Det er lettere å utsette og vente enn å ta et initiativ nå. Vi henger fast i gamle vaner. Vi er redde for ikke å lykkes. Virker alle disse samtidig blir det ikke noe av nyttårsløftene, eller andre gode forsetter og mer ambisiøse planer for fremtiden.

Hva kan vi så gjøre for å komme ut av denne «fellen»?  Fanous mener han har funnet løsningen. Trikset vi kan ty til for å lure oss selv. Med Newtons lov om fysiske legemer i bevegelse som inspirasjon (eplet faller med tyngdekraften til det stoppes av motkraften i grasbakken under treet) formulerer han følgende som han mener gjelder for oss som mennesker og våre handlinger: «If we do nothing, we get nothing – and stay stuck at zero. But as soon as we start moving, we continue moving and end up achieving things», eller «Just start taking action… and the rest will follow!». Frykten for å mislykkes overvinner man ved å innse at det er bedre å gjøre noe, selv om det ikke blir perfekt. Det perfekte kan og må man som oftest utvikle over tid enten man bærer på for mange kilo og vil heller ha muskler, eller er forfatter med skrivesperre. 

Covey, Tracy og Fanous er tre blant mange. David Allen er en annen. Det er som sagt mange bidragsytere i denne bransjen. Flere av dem er aktive foredragsholdere, kursledere, workshopere og ikke minst forfattere. Når de har holdt kurs og drevet forfatterskap en stund blir metodene deres ganske raffinerte og detaljerte.  David Allen, kjent som produktivitetsguruen, som nå også er en godt voksen mann, er en av disse. Han er etter hvert blir ganske vidløftig. Her følger et kort sammendrag av hans «metode» for effektivt arbeid i fem stadier. Boken hans i min versjon er på vel 300 sider så her er det virkelig snakk om syntetisering. 1) «Å samle inn» innebærer å lage en oversikt over alt du i utgangspunktet føler at du må gjøre noe med, «en oppgaveliste» der informasjon som du sitter på eller kommer inn kan legges til. 2) «Å behandle» betyr å sortere. Gjøre det som kan gjøres i løpet av noen minutter. Sende til andre det som hører hjemme hos andre. Utsette og beholde det som du må gjøre (men som tar mer tid enn noen minutter). Og samtidig å kvitte deg med det som ikke er av betydning for videre arbeid. 3) «Å ordne» innebærer noe av det samme. En slags grundigere gjennomgang av «listen» for å sortere ut det som er av betydning og «kaste» det som ikke er av betydning, legge til «huskelappfilen» det som du må huske på til senere, legge i «kildefilen» det du tror du kan få behov for enda senere, «delegere» det som kan sendes til andre, «utsette» det som må og kan utsettes, og «å gjøre» det som tar under to minutter samt «lage planer» for det som fremstår som oppgaver som må samles til et mer omfattende prosjekt eller prosjekter. 4) «Å gjennomgå» som innebærer å lage en prosjekt-liste, og en oppgave-kalender som sorterer det du må gjøre langs en realistisk tidsakse. 5) «Å utføre». Du er jo allerede godt i gang. Så nå er det bare å trå til, men samtidig huske på at nye utfordringer stadig dukker opp og må sorteres gjennom de fire stadiene frem til revisjoner av prosjektlisten din. Puuuhhh!

 Sally ”Take back your life” McGhee er også i samme bransje. Hun er fortsatt aktiv med sitt firma, og som selger av konseptet sitt, men jeg har ikke funnet boken hennes i «mitt bibliotek» foreløpig så hun står på vent for eventuelt å komme på denne «Å gjennomgå»-listen min. Dette gjør hun sammen med andre fra «bransjen» som jeg kanskje kommer til å tilføye denne posten etter hvert som jeg finner dem fram og får laget min syntese av budskapet deres. Om de har noe spesielt nytt å tilføye!